Pour un porteur de projet, obtenir un financement européen peut s’avérer très complexe. Que ce soit pour un programme de la Commission européenne, ou pour un fonds structurels, il existe de nombreuses règles à respecter et de nombreux écueils à éviter. Confier la conception de la demande de subvention, et plus largement la gestion du projet à un cabinet de conseil, permet de renforcer les chances d’obtenir le financement. Pour comprendre en quoi faire appel à ce service offre une réelle plus-value à un projet, il est nécessaire de s’intéresser à ce qu’est un consultant et au rôle qu’il peut jouer.

Qu’est-ce qu’un consultant ?

Un consultant, c’est avant tout un spécialiste des fonds européens. Il a une connaissance globale du fonctionnement des institutions (Commission européenne, Parlement européen, etc.) et des grandes orientations stratégiques des politiques menées par l’Union européenne. Au delà des connaissances génériques sur les institutions et leur fonctionnement, c’est un expert qui connait l’écosystème des fonds européens et sait se repérer dans l’organisation institutionnelle européenne mais aussi nationale et régionale. Il sait ainsi à quels acteurs s’adresser selon les situations, possède des contacts et est en relation avec les différentes instances de gestion.

Un consultant est également un spécialiste d’un ou plusieurs types de fonds. Il suit les évolutions du fonds, ses actualités ainsi que ses priorités et saura orienter le projet et le guider jusqu’à l’obtention de la subvention et du démarrage et la fin du projet. Il possède également une expérience qui lui apporte une connaissance empirique du terrain sur laquelle s’appuyer pour apporter les meilleurs conseils.

Chaque membre de l’équipe de consultant est ainsi spécialiste d’un ou plusieurs fonds, ce qui implique nécessairement une connaissance des règlements et réglementations européennes (publicité, mise en concurrence, etc.). A l’issue d’un contrôle, il garantie donc la conformité du projets aux obligations européennes.

En considérant tous les aspects du métier de consultant, il est donc un intermédiaire et un partenaire privilégié qui saura vous conseiller au mieux et de façon pertinente selon vos particularités et votre projet.

Quel est le rôle d’un consultant ?

Le consultant possède principalement trois types de compétences : une expertise sur les financements européens et sur les institutions européennes, une assistance au montage et à la gestion de projet en étroite collaboration avec les différents acteurs, une organisation intelligente, nécessaire pour la bonne tenue du projet et permettant de sécuriser la demande de subvention

Une expertise sur les fonds européens et l’Union européenne

En tant qu’expert, le consultant peut animer des sessions de formation. Welcomeurope offre ainsi un service de formation sur les fonds structurels ou bien, à la demande du porteur de projet, un programme de formation sur-mesure peut être crée. Ces formations permettent d’acquérir, pour les porteurs de projet, les connaissances essentielles à la bonne tenue d’une demande de subvention et d’un projet, sur les fonds européens, mais également sur les réglementations. De manière plus pratique, ces formations sont l’occasion de découvrir les différentes étapes d’une demande de subvention, l’organisation d’un projet et les outils de gestion nécessaires à sa bonne tenue.

L’expertise du consultant se fait également dans le choix du fonds. Pour être le plus pertinent possible, le fonds devra être choisi en fonction des différentes caractéristiques du projet, mais également du porteur de projet ou de ses éventuels partenaires. Devra également être pris en compte le contexte des politiques menées par l’Union européenne, contexte que les consultants suivent en fonction des évolutions.

Au delà de la connaissance du contexte global des politiques menées eu niveau européen, et de par son expérience, le consultant a une connaissance d’autres projets portés dans différents domaines et peut donc se baser sur son expérience de terrain, pour savoir ce qui fonctionne et ainsi aiguiller le porteur de projet le plus efficacement possible. L’aide du consultant est alors très précieuse pour des décisions d’ordre stratégique.

Une assistance pour réaliser une demande de subvention

Le rôle du consultant est aussi un rôle d’assistance afin de réaliser et surtout de sécuriser une demande de subvention. Son savoir faire est un réel atout pour maximiser les chances d’obtention d’une subvention.

Plus pratiquement, le consultant sait manier les différentes plateformes de dépôt et connait également les erreurs qui sont souvent commises et les bonnes pratiques à adopter. Parce que certaines plateformes sont compliquées à prendre en main, il peut être un atout non-négligeable et un gain de temps précieux. Le consultant, et plus largement le cabinet auquel il appartient, recense également un certain nombre de contacts avec les institutions ou autorités de gestion qu’il pourra être nécessaire de mobiliser en cas de questions ou de problèmes. Ayant l’habitude de dialoguer avec ces acteurs, le consultant saura poser les bonnes questions et fournir au porteur de projet une information utile et pertinente. Doué de son expérience dans les fonds européens, le consultant pourra cibler dans une demande de subvention, les éléments importants qui pourront faire la différence lors de la phase d’instruction et ainsi sécuriser la demande. Pour des appels à projet parfois concurrentiels, l’assistance d’un consultant peut faire la différence face aux autres projets et permettre de diminuer le niveau de risque de rejet du dossier.

Enfin, si la demande est acceptée, l’assistance apportée par le cabinet peut aller jusqu’à la gestion de projet. Dans un domaine où les réglementations et les règles européennes à respecter (concurrence, publicité, etc.) sont nombreuses et parfois contraignantes, le consultant apportera ses connaissances et ses conseils afin d’anticiper les erreurs à ne pas commettre et, dans le cas d’un contrôle, pouvoir être en mesure de fournir tous les documents demandés. Pour cela, une organisation rigoureuse est nécessaire.

Le consultant est également un organisateur

Pour mener à bien une demande de subvention et, plus largement, un projet, une organisation rigoureuse et efficace est nécessaire. Ce sont ces compétences que le consultant peut apporter. Riche de ses nombreuses expériences, le consultant a mis au point une organisation et des outils collaboratifs qui permettront la bonne tenue du projet. Pour contribuer à mieux coordonner les contributions des partenaires ou acteurs, des outils de gestion peuvent être conçus par le consultant (planning, documents partagés, etc.).

Cette logique de coordination et d’organisation de l’information permet d’empêcher la dispersion de l’information et ainsi permettre d’améliorer l’efficacité du travail. Cette organisation peut venir en support d’une organisation interne de l’organisme et faire preuve de complémentarité. De plus, le consultant a une vue d’ensemble sur le projet et peut aider au pilotage à la fois du projet et du partenariat, s’il y en a un, dans le cas d’un projet collaboratif.

Une organisation rigoureuse permet enfin d’agir en anticipation d’un éventuel contrôle, fréquemment réalisé par les instances européennes, nationales ou régionales. En cas de contrôle, le consultant s’assure que tous les documents nécessaires soient bien rangés et classés, et pourra accompagner le porteur de projet.

Ainsi, faire appel à un consultant permet de mettre toutes les chances de son côté pour obtenir la subvention en sécurisant au maximum les démarches, de bénéficier de conseils d’experts basés sur une grande expérience des fonds européens mais également d’apprendre à bien gérer le projet dans l’optique des contrôles effectués en aval du projet et ainsi éviter les sanctions.