Our Consulting services

Benefit from our know-how and guidance to make a success of your European approach.

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One key principle

Combine your core business and your ability to innovate with our European know-how.

Targeted expertise

Project management

Assembly of projects

Strategy

Our experts help you find the right solution for your European positioning strategy by providing engineering and consultancy  

Our team leads project engineering, partnership’s designing, public funding applications, dialogue with authorities, grants reporting, project management, etc.  

 

We tailor our strategy and operational support to meet your needs exclusively to ensure an effective deployment and the best impact.

Fundraising strategy

LEVEE DE FONDS PUBLICS Notre travail se base sur les trois composantes des opportunités au plan européen : financements, partenariats & réseaux, influence & prospective. Sur la base d’un diagnostic et d’interviews, nous bâtissons une stratégie opérationnelle à 3 ans, pour fixer les objectifs et résultats attendus au moyen d’une feuille de route incluant les moyens à mobiliser et leur chiffrage. Votre prise de décision s’en trouve largement facilitée. Type de missions : stratégie de levée de fonds publics, stratégie de positionnement

PLAIDOYER Directement issu de la stratégie, le plaidoyer est un outil pour se positionner dans la sphère européenne des parties prenantes et des décisionnaires. Nous vous guidons et sommes force de proposition pour contribuer aux politiques publiques, créer ou intégrer des réseaux, surveiller et agir dans le processus règlementaire par la proposition d’amendements et de position papers. La participation active à ces réseaux ou aux groupes d’experts est un excellent moyen pour être considéré par les institutions et votre environnement européen comme un contributeur actif et légitime.

PERENNISATION DE PROJETS – NOUVEAUX MODELES ECONOMIQUES Obtenir un financement sur 3 ou 5 années ne suffit pas à assurer la pérennité d’une activité. The stumbling block of European projects often lies in the lack of a solution for their sustainability. Indeed, this question is generally asked at the end of the project implementation, whereas the economic model must be foreseen from the design phase. We carry out prospective studies to ensure the best choice of model and accompany its implementation by associating the necessary complementary skills, in particular legal and financial.

Organization, tools and processes

PROCESS DE GESTION DE PROJET / PROGRAMMATION / REPORTING / EVALUATION

  • Au-delà de la gestion des contrats obtenus, il est nécessaire d’assurer l’adéquation de vos processus de gestion avec les contraintes européennes pour les rendre plus fluides. Nos experts vous aident à adapter votre organisation aux financements européens/institutionnels, notamment afin d’aligner vos procédures administratives et financières sur les contraintes de contrôle et de reporting financier de l’UE.
  • Nous sommes aussi à votre disposition pour analyser et adapter vos systèmes de Monitoring, Evaluation, Accountability & Learning (MEAL) pour fluidifier vos process, faciliter la collecte d’information et tirer profit de l’analyse des données recueillies, dans une perspective d’amélioration constante de la qualité de vos projets.

ORGANISATION INTERNE – RECRUTEMENT – FORMATION Nous utilisons notre connaissance des exigences des mécanismes publics pour vous aider à renforcer vos équipes.  Nous proposons un accompagnement dans la définition et le processus de sélection des profils. Nous maintenons ensuite un lien pour accélérer l’acquisition de compétences efficaces sur le terrain.

Audit, evaluation, compliance & control

Pour les bénéficiaires de fonds publics :

Lors du lancement de vos projets, les données nécessaires à la mise en place d’un système de suivi performant et utile ne sont pas toujours disponibles. Ainsi, nous :

  • établissons des études de référence (baseline) sur lesquelles construire votre système de monitoring et d’évaluation en démarrage de projet
  • procédons à des évaluations fonctionnelles et d’impact de vos projets et/ou de votre organisation pour permettre d’en tirer les enseignements
  • établissons des études de référence (baseline) sur lesquelles construire votre système de monitoring et d’évaluation en démarrage de projet
  • procédons à des évaluations fonctionnelles et d’impact de vos projets et/ou de votre organisation pour permettre d’en tirer les enseignements
  • Welcomeurope a également acquis une grande expérience dans l’accompagnement des audits de projet. Si l’anticipation est là aussi essentielle par la mise en place de systèmes adéquats en amontnotre connaissance très fine des règles et des usages nous permet de défendre nos clients et d’échanger de pair à pair avec les auditeurs et les bailleurs de fonds.

    Pour les gestionnaires publics, nous sommes mobilisés pour :

    • évaluer les politiques et stratégies à l’œuvre au niveau territorial et européen et proposer des solutions opérationnelles d‘amélioration ;
    • accompagner les processus d’instruction et de certification des projets;
    • conduire des évaluations opérationnelles et d’impact sur les thématiques et les réalisations des programmes et des projets
    • optimiser l’organisation des équipes en charge de l’assistance technique et de la gestion des programmes dans un nouveau contexte règlementaire et technique ;
    • fournir une assistance à l’animation des programmes sur le terrain.
    Participation in conferences on public funding

    Welcomeurope also participates in the reflection on the European issue, especially during your professional events; conferences, seminars, round tables, breakfasts, … We accompany you in the success of your professional events.

    Managing a funded project 

     

    A positive notification from the institution must only be considered as a pledge! 

    Only a tight management of both action plan and costs is key to receive the funds. 

     

    For you and very closely with your head of project, we monitor the project implementation and the financial expenditure. We alert you in the case of risks and anticipate the mitigation measures to be put in place in due time. 

     

    Missions: financial reporting, project evaluation, partnership coordination, negotiation of grant agreements amendments, replies to the auditing procedures, etc. 

     

    You want to be contacted? 

    Quickly set up administrative and financial reporting tools
    • Welcomeurope vous propose un accompagnement personnalisé pour :

      • créer et mettre en place les outils permettant un suivi financier rigoureux de vos projets,
      • anticiper la préparation des livrables,
      • élaborer des procédures internes en adéquation avec les obligations imposées par le financeur public.

      Ceci facilite et sécurise, par la suite, la formalisation des rapports d’exécution dont la validation déclenchera les paiements.

      Nous menons ces travaux aux côtés du chef de file et de ses partenaires afin d’assurer que tous utilisent les bons référentiels de suivi. Après la mise en place des outils et la formation des équipes de projet, nous proposons des rendez-vous réguliers afin de s’assurer de la bonne traçabilité des dépenses. Le cas échéant, nous proposons des mesures correctives, dans les délais impartis.

    Manage the project and its partnership

    La réussite des projets européens repose aussi en grande partie sur le coordinateur/chef de file qui doit impliquer l’ensemble de ses partenaires pendant plusieurs annéesWelcomeurope est mobilisé pour :

    • Mettre en place des outils de travail collaboratifs adaptés
    • Gérer le calendrier des activités et des livrables attendus
    • Proposer des solutions de résolution de conflits pouvant survenir entre partenaires et/ou avec le bailleur
    • Accompagner les demandes d’avenant à la convention de subvention le cas échéant
    Communicate on the project and disseminate its results

    Vous êtes engagés à respecter les obligations de publicité et de communication sur le projetLes logos de l’organisation et du programme qui vous soutiennent manquent sur un de vos supports ? L’aide sera immédiatement requalifiée. Il s’agit ici de définir le plan de communication optimal valorisant le projet et le soutien du financeur

    Vous devez en outre définir une véritable stratégie de diffusion / dissémination / exploitation des résultats afin d’assurer :

    • leur valorisation par l’ensemble de votre chaîne de valeur ;
    • le rayonnement le plus large possible de votre projet

    Nous vous accompagnons pour définir et formaliser ces deux axes, dont la qualité est déterminante pour la sélection de votre candidature à un financement public.

    Applying for public funding 

    The approach generally generates concern among the non-specialists: fear of wasting time, few or no in-house skills available, poor control of the environment and uses, complexity of procedures, etc. 

     

    It is true to say that it is not an easy task, and it is precisely for this reason that we propose our technical support and our guidance. We are the partner who is always at your side to facilitate implementation while optimizing and securing the whole approach. 

     

    Missions: project engineering, development of reliable and lasting partnerships, applications structuring and writing, project costing, , institutional support, dialogue with authorities, etc.. 

     

    We act at all levels of European programming by mobilizing for each request a specialist in: 

    • Locally: Local, regional, national and European grants in the member states 
    • At EU scale: Programmes managed by the European Commission 
    • Wordwide: European aid for external cooperation 

     

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    Step 1 - Gathering the conditions for success

    Au regard du fonds identifié, nous valorisons vos facteurs-clés de succès et proposons des alternatives aux faiblesses identifiées.

    • Nous identifions les partenariats quand ils sont nécessaires et obtenons les premiers accords de principe.
    • Nous cartographions les acteurs et les parties prenantes pour cerner l’environnement, couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur et obtenir les soutiens nécessaires des parties prenantes et publics ciblés.
    • Nous fournissons une grille de lecture facilitant votre prise de décision finale sur la démarche à adopter.
    Step 2 - Structuring the project and writing the application

    La phase d’ingénierie – idéation : nous vous aidons à préciser les objectifs, les résultats ainsi que l’impact recherché, qui représentent ensemble la pierre angulaire du travail qui suivra pour détailler les activités, les besoins et les moyens mis en œuvre.

    • Le pilotage de la production : nous établissons le plan de travail jusqu’à la soumission et suivons les contributeurs au processus rédactionnel, alertons en cas de nécessité d’une décision rapide ou de retard dans la production des contenus. Nous rédigeons les sections transversales (management, politiques européennes, dissémination, etc.), guidons la production des contenus techniques ou scientifiques, émettons des recommandations et relevons les points de vigilance. Nous proposons des schémas de gouvernance, identifions les indicateurs adaptés et coordonnons la complétude du dossier.
    • Le montage budgétaire : Sur la base des éléments collectés pour chaque type de coût, nous intégrons au budget l’ensemble des dépenses éligibles, pilotons la négociation avec les partenaires pour stabiliser le budget de chaque organisation et émettons notre avis sur l’équilibre et la cohérence de l’ensemble. Nous proposons des modes de calcul cohérents ainsi que des outils de construction budgétaire pour faciliter le montage.
    • La mise en qualité : nous proposons les éléments structurels attendus (GANTT, PERT, schéma de gouvernance…) et réalisons les relectures de cohérence et de format. Nous pouvons faire réaliser des audits à blanc par des évaluateurs externes ayant travaillé avec la Commission européenne.
    • La soumission avant l’échéance : nous guidons nos clients dans la phase de soumission pour sécuriser la complétude du dossier dans les délais imposés.
    Step 3 - Supporting the contractual phase with the public lessor

    De plus en plus souvent, dans le cadre des fonds structurels ou des programmes de la Commission européenne, les contrats de subvention font l’objet de demande de compléments et d’une négociation avec le pouvoir adjudicateur. Nous vous accompagnons jusqu’à la signature de la convention en émettant nos recommandations et en accompagnant vos réponses aux demandes des institutions

    Our golden rules

    Au-delà de l’optimisation, la sécurisation ! Nous veillons à la conformité totale des éléments du dossier, en lien avec la règlementation, afin d’éviter toute requalification de l’aide a posteriori.

    Soumettre au moins 24 heures avant la date d’échéance ! Nous veillons ainsi à ce qu’aucun incident ne bloque le processus de soumission.

    Building your European positioning strategy 

    Many organisations want to get public funds and join the dynamic of European networks.  

    This approach, however, would need to match perfectly with the projects in the pipeline, organization ambitions, and strategy. 

     

    We ask questions, we review the projects with your teams, analyze your ambitions and constraints, and we finally connect them with European opportunities. 

    We propose a roadmap including actions with a good return on investment. 

    Funds, reputation, integration in the ecosystem, key messages to decision-makers, many actions to be coordinated to ensure a successful positioning. 

     

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    Public funds" sectoral strategy

    Pour vous permettre de décrocher des subventions dans votre secteur, Welcomeurope vous accompagne dans la mise en place d’une stratégie de financement avec une feuille de route sur-mesure concernant les fonds publics sur lesquels votre organisation pourra se positionner dans les prochaines années.

    Pour réussir cette mission, Welcomeurope mobilise une équipe Conseil dédiée, en charge de mener une étude approfondie sur les projets ou programmations pluriannuelles des organisations en les rapprochant des financements publics identifiés aux plans local, régional, national et européen.

    A l’issue de ce travail, nous émettons des préconisations afin de définir la démarche la mieux adaptée. Nos équipes fondent leur travail sur les outils développés par Welcomeurope :

    • Eurofunding : outil de veille sur les appels à projets européens
    • Echanges directs avec les autorités
    • Réseau de contacts et de partenaires
    Identify the relevant funds for your projects

    Obtenir un financement européen nécessite au préalable d’identifier méthodiquement les aides européennes qui correspondent le mieux à chacun de vos projets. Il en existe plusieurs centaines, dans tous les secteurs d’intervention. 

    L’équipe Welcomeurope vous propose de réaliser ensemble un tour d’horizon de vos projets pour identifier les lignes de subventions les plus appropriées pour votre organisation.

    Build promising partnerships

    Certains projets européens requièrent la constitution d’un réseau de partenaires (ou «consortium»). Que vous vous positionniez en leader du consortium ou en partenaire d’un projet, Welcomeurope vous appuie et vous guide grâce à son réseau pour identifier les organisations pertinentesWelcomeurope défend vos intérêts tout au long de la démarche pour optimiser vos partenariats et votre financement.

    Efficiently anticipate identified opportunities

    Welcomeurope tire parti de son expertise sur les fonds et les politiques de l’Union européenne pour concevoir des outils de veille stratégique sur mesure. Une information bien décryptée, une interprétation juste des opportunités ouvertes et des conseils avisés et pratiques sont les 3 principes qui structurent les outils de veille conçus par nos équipes. Welcomeurope vous donne les moyens d’agir dans votre secteur, à l’échelle nationale, européenne ou internationale.

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