Vous souhaitez monter un dossier de demande de subvention mais vous ne savez pas comment faire ? Voici 10 conseils pour une demande de subvention européenne réussie.
1. S’y prendre à l’avance
Faire une demande de subvention européenne demande du temps, qu’il s’agisse de définir le projet, trouver les partenaires potentiels, faire une veille des financements disponibles, se mettre d’accord sur le budget ou encore rédiger le dossier. N’attendez pas le dernier moment ou le dossier risque d’être refusé.
De même, le dépôt de votre dossier doit être anticipé par rapport à la date limite de dépôt. En effet, des problèmes peuvent subvenir sur la plateforme, et ce pour de nombreuses raisons telles que la saturation du site, des bugs informatiques ou encore des mises à jour.
2. Bien définir le projet
La définition du projet est une étape importante afin de pouvoir convaincre des partenaires de se joindre à vous mais également, in fine, pour obtenir la subvention. C’est notamment à ce moment précis que sont décidés les objectifs du projet, les actions qui pourraient être menées ou encore les publics cibles.
Au moment de la constitution du partenariat, la définition du projet peut être amené à évoluer. Il est nécessaire de s’assurer que tous les partenaires s’accordent sur les objectifs et actions.
Une bonne définition du projet permet également de faciliter la recherche de subvention en identifiant plus rapidement les aides et financements intéressants pour le projet.
3. Effectuer une veille des financements disponibles
Réaliser une veille des financements et des appels à projets est essentielle pour repérer le fonds qui conviendrait le mieux au projet. Une veille peut être réalisée auprès des différents organismes régionaux, nationaux et européens en charge des fonds européens en fonction de leurs compétences. Il est également à noter que différents fonds européens ne sont pas cumulables.
Attention, il faut cependant éviter l’effet d’aubaine : le projet ne doit pas être créé en fonction de l’appel à projets même si il doit répondre à ses critères.
4. Se renseigner sur les critères d’éligibilité
Une fois que l’appel à projets est sorti, il est nécessaire de bien le lire en entier afin de prendre connaissance de tous les critères d’éligibilité, qu’ils concernent les bénéficiaires éligibles (les collectivités, les PME, les associations, les centres de recherche, etc.) ou encore les actions ou les dépenses éligibles. L’appel à projets renseigne également sur le taux de cofinancement et le montant de la subvention disponible. Toutes ces informations sont déterminantes dans le choix de la subvention.
Une prise de contact par e-mail ou par téléphone auprès de l’autorité de gestion est également recommandée. Cela vous permettra de discuter de votre projet avec l’organisme s’occupant d’instruire les dossiers.
5. Avoir un budget précis et équilibré
Le budget doit être équilibré afin d’assurer la viabilité du projet, c’est une condition importante pour tout dossier de subvention. Il est nécessaire d’être transparent et précis dans le budget prévisionnel sur les différents postes de dépense : il ne faut pas sous-estimer ou surestimer les dépenses du projet. Le budget doit être en cohérence avec ce dernier et les activités prévues.
Le plan de financement doit également indiquer les différents apports dont bénéficie le projet, que cela soit par le biais d’autres financeurs, ou du fait des contributions des partenaires.
6. Anticiper l’instruction du dossier
Solliciter un financement européen nécessite une bonne organisation. Il s’agit d’anticiper à la fois les documents qui pourraient être demandés pendant l’instruction mais aussi les pièces justificatives demandées lors de la réalisation du projet. Ce sont notamment les factures liées au projet, les bulletins de paie des personnes travaillant sur le projet ou encore des livrables.
7. Mobiliser les partenaires potentiels du projet
Selon les projets, les partenariats sont soit impossible, possible ou obligatoire.
Dans le cas où un partenariat est mis en place, il doit être bien construit, composé de partenaires stratégiques en fonction du projet qui permettra notamment de créer des synergies sur le territoire. Ainsi, il peut être composé de partenaires publics et privés. Un partenariat représentant les différentes parties de la société (université, entreprises, collectivités, société civile) sera notamment valorisé pour les projets européens intracommunautaires.
Lors de la constitution du partenariat un coordinateur, interlocuteur de l’autorité de gestion en charge l’enveloppe, sera désigné. La coordination et une organisation de travail rigoureuse est primordiale.
8. Ancrer son projet dans un cadre territorial, national et européen
Un bon dossier de demande de subvention commence par un contexte avec un retour sur l’état de l’art et les projets européens qui ont déjà été financés dans la même thématique.
De plus, il faut ancrer le projet dans un contexte plus large et démontrer en quoi il répond à des problématiques et stratégies territoriales, nationales et européennes comme le Pacte vert européen ou encore la Boussole numérique.
9. Monter un dossier de subvention clair et détaillé du projet
La rédaction du dossier de subvention n’est pas une étape à négliger. Il doit être bien rédigé, sans fautes d’orthographe et bien organisé pour que votre projet soit bien compris de l’organisme financeur. Il faut, par ailleurs, faire ressortir à la fois les éléments quantitatifs (les objectifs chiffrés) et qualitatifs de la candidature.
Les dossiers de candidature se présentent souvent sous forme de templates qu’il convient de respecter. Il est notamment absolument obligatoire de respecter les consignes en termes de mise en forme (nombre de pages, taille de police, marges etc.).
Enfin, n’hésitez pas à le faire lire à quelqu’un externe au projet qui pourra ainsi mettre en avant ce qui doit être changé ou ce qui, au contraire, est bien expliqué.
10. Rester disponible durant toute la période d’instruction du dossier
Une fois le dossier déposé, l’autorité de gestion pourra vous contacter pour vous poser des questions sur le projet, pour demander des précisions ou éclaircir certains passages. De plus, l’absence de réponse de votre part pourrait entraîner le rejet du projet.
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Inès Barrières – Vanessa Gehin
