Reporting et appui à la mise en oeuvre des projets
Certains bénéficiaires de subvention peuvent être déçus quand ils perçoivent le dernier versement ou solde de la subvention. En effet, celui-ci est calculé sur la réalité de toutes les dépenses jugées conformes et non sur le montant prévisionnel du projet.
Ainsi, pour transformer ces « promesses de don » en versements effectifs, nous aidons les équipes projet et financières à mettre en place les outils de suivi dès le démarrage du projet.
Nous accompagnons la mise en oeuvre par des évaluations au fil de l’eau des dépenses, la proposition de mesures correctives dans les temps impartis, par la réalisation des bilans intermédiaires et finaux.Par ailleurs, nous accompagnons étroitement nos clients lors des contrôles.
1. Construire en amont les bons outils de gestion
Avec les équipes dédiées au projet, nous construisons les bons outils permettant la traçabilité des dépenses et leur bonne exploitation pour faciliter le reporting attendu.
Chaque fonds fonctionne selon des règles et des temporalités différentes, auxquelles s’ajoutent les usages. Notre connaissance approfondies nous permet de bien guider les équipes et de transférer notre savoir-faire pour leur permettre rapidement une autonomie dans la fonction.
2. Aider à l'élaboration des bilans intermédiaires et finaux
Nous soutenons les chefs de projet chargés du reporting dans la vérification des dépenses et des justifications requises, dans l’analyse des risques (passation de marché, dates des dépenses, etc.) afin que le montant attendu soit in fine le montant versé.
Il est fortement recommandé de ne pas nous mobiliser au dernier moment afin que les mesures correctives que nous proposerons puissent être mises en oeuvre dans la période d’éligibilité des dépenses. Dans le cas contraire, vous subiriez une baisse de la subvention.
3. Solder l'opération et vous accompagner en cas de contrôle
Nous co-réalisons les bilans avec les chefs de projets et pouvons intervenir par un audit à blanc avant la soumission des rapports.
Nous vérifions votre archivage afin que les potentiels contrôles à venir soient facilités et que tous les modes de calcul et pièces comptables puissent être justifiés.
En cas de contrôle approfondi, nous restons à vos côtés dans le dialogue avec l’autorité et formulons avec vous les réponses.
