Nos services Conseil

Bénéficiez de notre savoir-faire et de notre pilotage pour réussir votre démarche européenne.

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Un principe clé

Associer votre cœur de métier et votre capacité d’innovation à notre savoir-faire européen.

Expertises ciblées

Gestion de projets

Montage de projets

Stratégie

 

Nos experts vous accompagnent pour réussir votre positionnement européen par des missions d’ingénierie et de conseil 

 

Nous pilotons et exécutons des missions d’ingénierie de projets, de construction de groupements de partenaires, d’obtention de fonds publics et de dialogue avec les autorités, de gestion et de reporting de subventions, de management de projets, etc.  

 

 

Stratégiques et opérationnelles dans leur mise en œuvre, nos prestations répondent exclusivement à vos attentes et nous nous adaptons à vos usages pour assurer leur bon déploiement et le meilleur impact. 

Stratégie de levée de fonds

LEVEE DE FONDS PUBLICS Notre travail se base sur les trois composantes des opportunités au plan européen : financements, partenariats & réseaux, influence & prospective. Sur la base d’un diagnostic et d’interviews, nous bâtissons une stratégie opérationnelle à 3 ans, pour fixer les objectifs et résultats attendus au moyen d’une feuille de route incluant les moyens à mobiliser et leur chiffrage. Votre prise de décision s’en trouve largement facilitée. Type de missions : stratégie de levée de fonds publics, stratégie de positionnement

PLAIDOYER Directement issu de la stratégie, le plaidoyer est un outil pour se positionner dans la sphère européenne des parties prenantes et des décisionnaires. Nous vous guidons et sommes force de proposition pour contribuer aux politiques publiques, créer ou intégrer des réseaux, surveiller et agir dans le processus règlementaire par la proposition d’amendements et de position papers. La participation active à ces réseaux ou aux groupes d’experts est un excellent moyen pour être considéré par les institutions et votre environnement européen comme un contributeur actif et légitime.

PERENNISATION DE PROJETS – NOUVEAUX MODELES ECONOMIQUES Obtenir un financement sur 3 ou 5 années ne suffit pas à assurer la pérennité d’une activité. La pierre d’achoppement des projets européens réside souvent dans le manque de solution pour leur durabilité. En effet, cette question est généralement posée à la fin de la mise en œuvre du projet alors même que le modèle économique doit être prévu dès la phase de conception. Nous menons des études prospectives pour assurer le meilleur choix du modèle et accompagnons sa mise en œuvre en associant les compétences complémentaires nécessaires, en particulier juridiques et financières.

Organisation, outils et process

PROCESS DE GESTION DE PROJET / PROGRAMMATION / REPORTING / EVALUATION 

  • Au-delà de la gestion des contrats obtenus, il est nécessaire d’assurer l’adéquation de vos processus de gestion avec les contraintes européennes pour les rendre plus fluides. Nos experts vous aident à adapter votre organisation aux financements européens/institutionnels, notamment afin d’aligner vos procédures administratives et financières sur les contraintes de contrôle et de reporting financier de l’UE. 
  • Nous sommes aussi à votre disposition pour analyser et adapter vos systèmes de Monitoring, Evaluation, Accountability & Learning (MEAL) pour fluidifier vos process, faciliter la collecte d’information et tirer profit de l’analyse des données recueillies, dans une perspective d’amélioration constante de la qualité de vos projets. 

ORGANISATION INTERNE – RECRUTEMENT – FORMATION  Nous utilisons notre connaissance des exigences des mécanismes publics pour vous aider à renforcer vos équipes.  Nous proposons un accompagnement dans la définition et le processus de sélection des profils. Nous maintenons ensuite un lien pour accélérer l’acquisition de compétences efficaces sur le terrain. 

Audit, évaluation, conformité & contrôle

Pour les bénéficiaires de fonds publics  :

Lors du lancement de vos projets, les données nécessaires à la mise en place d’un système de suivi performant et utile ne sont pas toujours disponibles. Ainsi, nous :  

  • établissons des études de référence (baseline) sur lesquelles construire votre système de monitoring et d’évaluation en démarrage de projet   
  • procédons à des évaluations fonctionnelles et d’impact de vos projets et/ou de votre organisation pour permettre d’en tirer les enseignements  

Welcomeurope a également acquis une grande expérience dans l’accompagnement des audits de projet. Si l’anticipation est là aussi essentielle par la mise en place de systèmes adéquats en amontnotre connaissance très fine des règles et des usages nous permet de défendre nos clients et d’échanger de pair à pair avec les auditeurs et les bailleurs de fonds.

Pour les gestionnaires publics, nous sommes mobilisés pour :

  • évaluer les politiques et stratégies à l’œuvre au niveau territorial et européen et proposer des solutions opérationnelles d‘amélioration ; 
  • accompagner les processus d’instruction et de certification des projets; 
  • conduire des évaluations opérationnelles et d’impact sur les thématiques et les réalisations des programmes et des projets  
  • optimiser l’organisation des équipes en charge de l’assistance technique et de la gestion des programmes dans un nouveau contexte règlementaire et technique ; 
  • fournir une assistance à l’animation des programmes sur le terrain.
Participation à des conférences sur les financements publics

Welcomeurope participe également à la réflexion sur la question européenne, notamment lors de vos évènements professionnels ; conférences, séminaires, tables rondes, petit-déjeuners, … Nous vous accompagnons ainsi dans la réussite de vos événements professionnels.

Gérer un projet subventionné 

Recevoir un avis positif à une candidature à un fonds n’est qu’une promesse de dons !  

Seule une gestion très rigoureuse du plan de mise en œuvre, tant pour les actions que pour les dépenses, est une clé déterminante pour recevoir effectivement les fonds. 

 

Pour vous, nous suivons de près la réalisation du projet et du budget en lien avec le chef de projet et les équipes associées, alertons en cas de risque et proposons des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard. 

 

Missions : reporting financier, évaluation de projet, animation du partenariat, négociation d’avenants aux conventions de subvention, réponses aux auditeurs, etc. 

 

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Mettre en place rapidement les outils de reporting administratif et financier
  • Welcomeurope vous propose un accompagnement personnalisé pour :

    • créer et mettre en place les outils permettant un suivi financier rigoureux de vos projets, 
    • anticiper la préparation des livrables,
    • élaborer des procédures internes en adéquation avec les obligations imposées par le financeur public.

    Ceci facilite et sécurise, par la suite, la formalisation des rapports d’exécution dont la validation déclenchera les paiements. 

    Nous menons ces travaux aux côtés du chef de file et de ses partenaires afin d’assurer que tous utilisent les bons référentiels de suivi. Après la mise en place des outils et la formation des équipes de projet, nous proposons des rendez-vous réguliers afin de s’assurer de la bonne traçabilité des dépenses. Le cas échéant, nous proposons des mesures correctives, dans les délais impartis.

Manager le projet et gérer son partenariat

La réussite des projets européens repose aussi en grande partie sur le coordinateur/chef de file qui doit impliquer l’ensemble de ses partenaires pendant plusieurs annéesWelcomeurope est mobilisé pour : 

  • Mettre en place des outils de travail collaboratifs adaptés 
  • Gérer le calendrier des activités et des livrables attendus 
  • Proposer des solutions drésolution de conflits pouvant survenir entre partenaires et/ou avec le bailleur 
  • Accompagner les demandes d’avenant à la convention de subvention le cas échéant 
Communiquer sur le projet et diffuser ses résultats

Vous êtes engagés à respecter les obligations de publicité et de communication sur le projetLes logos de l’organisation et du programme qui vous soutiennent manquent sur un de vos supports ? L’aide sera immédiatement requalifiée. Il s’agit ici de définir le plan de communication optimal valorisant le projet et le soutien du financeur 

Vous devez en outre définir une véritablstratégie de diffusion / dissémination / exploitation des résultats afin d’assurer :

  • leur valorisation par l’ensemble de votre chaîne de valeur ;
  • le rayonnement le plus large possible de votre projet  

Nous vous accompagnons pour définir et formaliser ces deux axes, dont la qualité est déterminante pour la sélection de votre candidature à un financement public.

Candidater à un fond public 

La démarche suscite généralement une certaine appréhension des non-initiés : crainte de perdre du temps, peu ou pas de compétences disponibles en interne, incompréhension de l’environnement et des usages, complexité des procédures, etc.  

 

Il est vrai que les fonds européens nécessitent une compétence technique et une bonne guidance et c’est justement notre cœur de métier. Nous sommes à vos côtés en tant que co-pilote vous apportant guidance, optimisation et sécurisation.  

 

Missions : ingénierie de projets, création et négociation de partenariats, structuration et rédaction de dossiers, chiffrage, collecte de soutiens, dialogue avec les autorités, etc.. 

 

Nous agissons à toutes les échelles de la politique européenne en mobilisant pour chaque projet un spécialiste des : 

  • Aides locales régionales, nationales et européennes en région : PIA, ADEME, FEDEr, FSE+, BPI, ANR, Interreg, etc. 
  • Programmes gérés par la Commission européenne : Horizon Europe, LIFE, CEF, Creative Europe, Erasmus+, etc. 
  • Aides européennes pour la coopération extérieure : (ask JD) 

 

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Etape 1 – Réunir les conditions de réussite

Au regard du fonds identifié, nous valorisons vos facteurs-clés de succès et proposons des alternatives aux faiblesses identifiées. 

  • Nous identifions les partenariats quand ils sont nécessaires et obtenons les premiers accords de principe.
  • Nous cartographions les acteurs et les parties prenantes pour cerner l’environnement, couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur et obtenir les soutiens nécessaires des parties prenantes et publics ciblés.
  • Nous fournissons une grille de lecture facilitant votre prise de décision finale sur la démarche à adopter. 
Etape 2 – Structurer le projet et rédiger le dossier de candidature

La phase d’ingénierie – idéation : nous vous aidons à préciser les objectifs, les résultats ainsi que l’impact recherché, qui représentent ensemble la pierre angulaire du travail qui suivra pour détailler les activités, les besoins et les moyens mis en œuvre. 

  • Le pilotage de la production : nous établissons le plan de travail jusqu’à la soumission et suivons les contributeurs au processus rédactionnel, alertons en cas de nécessité d’une décision rapide ou de retard dans la production des contenus. Nous rédigeons les sections transversales (management, politiques européennes, dissémination, etc.), guidons la production des contenus techniques ou scientifiques, émettons des recommandations et relevons les points de vigilance. Nous proposons des schémas de gouvernance, identifions les indicateurs adaptés et coordonnons la complétude du dossier.
  • Le montage budgétaire : Sur la base des éléments collectés pour chaque type de coût, nous intégrons au budget l’ensemble des dépenses éligibles, pilotons la négociation avec les partenaires pour stabiliser le budget de chaque organisation et émettons notre avis sur l’équilibre et la cohérence de l’ensemble. Nous proposons des modes de calcul cohérents ainsi que des outils de construction budgétaire pour faciliter le montage. 
  • La mise en qualité : nous proposons les éléments structurels attendus (GANTT, PERT, schéma de gouvernance…) et réalisons les relectures de cohérence et de format. Nous pouvons faire réaliser des audits à blanc par des évaluateurs externes ayant travaillé avec la Commission européenne.
  • La soumission avant l’échéance : nous guidons nos clients dans la phase de soumission pour sécuriser la complétude du dossier dans les délais imposés. 
Etape 3 – Accompagner la phase contractuelle avec le bailleur public

De plus en plus souvent, dans le cadre des fonds structurels ou des programmes de la Commission européenne, les contrats de subvention font l’objet de demande de compléments et d’une négociation avec le pouvoir adjudicateur. Nous vous accompagnons jusqu’à la signature de la convention en émettant nos recommandations et en accompagnant vos réponses aux demandes des institutions

Nos règles d'or

Au-delà de l’optimisation, la sécurisation ! Nous veillons à la conformité totale des éléments du dossier, en lien avec la règlementation, afin d’éviter toute requalification de l’aide a posteriori.  

Soumettre au moins 24 heures avant la date d’échéance ! Nous veillons ainsi à ce qu’aucun incident ne bloque le processus de soumission.

Construire votre stratégie de positionnement européen 

De nombreuses organisations souhaitent obtenir des fonds publics et intégrer la dynamique des réseaux européens. Encore faut-il que cette démarche soit construite en parfaite cohérence avec les projets, les ambitions et la stratégie de la structure. 

 

Nous interrogeons vos équipes, analysons vos ambitions et vos contraintes, et relions ces éléments au champ de opportunités européennes. Nous proposons une feuille de route d’initiatives dont l’objectif central reste un bon retour sur investissement. Financements, réputation, intégration dans l’écosystème, messages clé aux décisionnaires, autant d’actions à articuler pour réussir efficacement votre positionnement européen. 

 

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Stratégie sectorielle "fonds publics"

Pour vous permettre de décrocher des subventions dans votre secteur, Welcomeurope vous accompagne dans la mise en place d’une stratégie de financement avec une feuille de route sur-mesure concernant les fonds publics sur lesquels votre organisation pourra se positionner dans les  prochaines années. 

Pour réussir cette mission, Welcomeurope mobilise une équipe Conseil dédiée, en charge de mener une étude approfondie sur les projets ou programmations pluriannuelles des organisations en les rapprochant des financements publics identifiés aux plans local, régional, national et européen. 

 A l’issue de ce travail, nous émettons des préconisations afin de définir la démarche la mieux adaptée. Nos équipes fondent leur travail sur les outils développés par Welcomeurope : 

  • Eurofunding : outil de veille sur les appels à projets européens 
  • Echanges directs avec les autorités 
  • Réseau de contacts et de partenaires 
Identifier les fonds pertinents pour vos projets

Obtenir un financement européen nécessite au préalable d’identifier méthodiquement les aides européennes qui correspondent le mieux à chacun de vos projets. Il en existe plusieurs centaines, dans tous les secteurs d’intervention.  

L’équipe Welcomeurope vous propose de réaliser ensemble un tour d’horizon de vos projets pour identifier les lignes de subventions les plus appropriées pour votre organisation. 

Construire des partenariats porteurs

Certains projets européens requièrent la constitution d’un réseau de partenaires (ou «consortium»). Que vous vous positionniez en leader du consortium ou en partenaire d’un projet, Welcomeurope vous appuie et vous guide grâce à son réseau pour identifier les organisations pertinentesWelcomeurope défend vos intérêts tout au long de la démarche pour optimiser vos partenariats et votre financement. 

Anticiper efficacement les opportunités identifiées

Welcomeurope tire parti de son expertise sur les fonds et les politiques de l’Union européenne pour concevoir des outils de veille stratégique sur mesure. Une information bien décryptée, une interprétation juste des opportunités ouvertes et des conseils avisés et pratiques sont les 3 principes qui structurent les outils de veille conçus par nos équipes. Welcomeurope vous donne les moyens d’agir dans votre secteur, à l’échelle nationale, européenne ou internationale. 

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