De plus en plus d’appels à projets européens, notamment dans Horizon Europe, adoptent le mode de financement « lump sum », c’est-à-dire le financement forfaitaire. Cette approche vise à simplifier la gestion financière, tout en demandant une structuration budgétaire rigoureuse dès la phase de candidature.
Voici les étapes clés pour bâtir un budget forfaitaire conforme, réaliste et accepté par le financeur.
Le lump sum consiste à attribuer une subvention globale, en contrepartie de la réalisation d’activités définies, et non plus sur la base des coûts réels justifiés.
Concrètement :
Le montant est fixé au moment de l’évaluation,
Aucun justificatif comptable n’est demandé durant l’exécution,
Le financement est versé en fonction des travaux réalisés, validés par le financeur.
Cela implique une anticipation très précise des tâches, ressources et coûts associés.
Tous les appels n’autorisent pas le lump sum. Il faut :
Vérifier si le financement forfaitaire est obligatoire ou facultatif,
Identifier les règles spécifiques de calcul (structure par work packages, % d’avancement, etc.),
Étudier les annexes techniques fournies (modèle Excel, guide méthodologique).
C’est une étape essentielle pour éviter les erreurs de format ou d’instruction.
Le projet doit être structuré en work packages (WP), c’est-à-dire en grandes unités d’activité. Pour chaque WP, il faut :
Décrire les objectifs, les livrables et les résultats attendus,
Identifier les partenaires impliqués,
Estimer les durées et les jalons de mise en œuvre.
Chaque WP fera ensuite l’objet d’un montant forfaitaire attribué.
Bien que le budget final soit forfaitaire, il faut construire un budget indicatif détaillé en interne, avec :
Les ressources humaines mobilisées (temps, profils, taux horaires),
Les achats, déplacements, sous-traitance éventuelle,
Une répartition des tâches entre partenaires.
Ce travail permet de justifier le montant forfaitaire proposé pour chaque WP.
Chaque partenaire doit se voir attribuer une part du lump sum, en fonction de sa contribution réelle :
Identifier les responsabilités de chaque structure dans chaque WP,
Répartir les montants en cohérence avec les efforts,
Prévoir une clause de coordination budgétaire dans l’accord de consortium.
Cela évite les conflits en cours de projet et sécurise les paiements internes.
Le versement des tranches du lump sum est conditionné à :
La validation de la réalisation effective des tâches,
La remise des livrables et rapports associés,
L’approbation du financeur lors du suivi de projet.
Il est essentiel de formaliser ces points dans le planning et la gouvernance du projet.
Même en mode forfaitaire, le budget doit être crédible, cohérent et proportionné. Il est conseillé de :
Justifier chaque WP avec des éléments quantitatifs,
Mettre en évidence l’optimisation des ressources,
Montrer l’adéquation entre les activités prévues et les moyens alloués.
Un budget mal argumenté peut conduire à un rejet ou à une réduction de la subvention proposée.
Le financement lump sum offre une simplification réelle dans la gestion des projets européens, mais exige une grande rigueur en amont. La clarté des work packages, la cohérence des contributions et la justification des montants sont les clés d’un budget forfaitaire accepté et bien piloté.
Le lump sum repose sur la réalisation des activités, pas sur les dépenses réelles,
La structuration par work packages est centrale,
Chaque partenaire doit être positionné clairement dans le budget,
La justification en phase de candidature reste essentielle,
Une bonne anticipation permet une exécution fluide sans requalification.
Welcomeurope vous accompagne dans la construction de vos budgets forfaitaires, du cadrage stratégique à la répartition entre partenaires.
2022-05-06 10:28:47
