Se préparer efficacement au processus d’audit d’un projet européen :

Dans le cadre des projets financés par les différents programmes de l’Union européenne, des audits sont réalisés pour vérifier la conformité et la légalité de l’utilisation des fonds alloués par l’UE. Plus particulièrement, les contrôles visent à s’assurer que les fonds octroyés sont utilisés conformément aux règles et aux objectifs définis par l’UE et que les bénéficiaires respectent les obligations contractuelles et légales liées aux financements européens. Afin d’être bien préparé pour cet exercice, voici quelques conseils pratiques à suivre.

Comprendre les objectifs et l’approche de l’audit

Pour réussir son audit, il est essentiel d’en comprendre les objectifs et les attendus.

Les objectifs des audits sont multiples et incluent généralement la vérification de :

– La conformité des dépenses : Les dépenses engagées par les bénéficiaires doivent respecter la convention établie et les réglementations établies par l’UE.

– L’efficacité des fonds : Les fonds européens doivent être utilisés de manière efficiente pour atteindre les objectifs fixés par le projet.

Qui sont les auditeurs ?

Les audits peuvent être menés directement par des auditeurs de la Commission européenne et de ses agences, ou par des prestataires externes, notamment des cabinets d’audit spécialisés ou des organismes de contrôle, selon les exigences spécifiques de chaque programme de financement. Ces auditeurs sont généralement des experts en matière de finances, de gestion, de conformité réglementaire et de procédures d’audit. Ils sont chargés de mener des examens rigoureux et impartiaux des activités et des dépenses liées aux projets financés par l’UE.

Dans le cadre d’une demande de paiement pour un projet financé par l’Union européenne, deux types de contrôles avec des objectifs différents mais complémentaires sont réalisés.

Audit financier

L’audit financier se concentre principalement sur la vérification de la conformité des dépenses engagées avec les réglementations financières établies par l’Union européenne et les autorités gestionnaires. Son objectif est d’examiner la fiabilité et l’exactitude des informations financières présentées dans la demande de paiement, y compris les budgets, les états financiers et les justificatifs de dépenses. En particulier, l’auditeur financier s’assure que les dépenses ont été engagées conformément aux règles de passation de marchés, aux règles de financement de l’UE et aux principes comptables applicables. L’audit financier vise à garantir la transparence, l’intégrité et la légalité des transactions financières liées au projet.

Audit technique

L’audit technique se concentre quant à lui sur la vérification de la qualité et de la conformité des activités réalisées par rapport aux objectifs et aux normes techniques du projet. Son objectif est d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus, des méthodes et des résultats techniques du projet. L’audit technique vise à évaluer l’adéquation des livrables produits et analysent les indicateurs de résultats et de réalisation afin de déterminer l’impact final du projet.

Se familiariser avec le processus d’audit

Le processus d’audit se divise généralement en trois étapes principales :

Phase préparatoire : il s’agit de rassembler et d’organiser les documents pertinents (rapports financiers, rapports techniques, justificatifs comptables…) pour faciliter leur consultation par les auditeurs. Au préalable, les entités auditées reçoivent un courrier de notification d’audit précisant la période auditée, la date de l’audit et le nom des auditeurs. Cette phase inclut également l’établissement d’une liste de correspondants au sein de l’organisation du projet qui seront disponibles pour répondre aux questions des auditeurs.

Visites sur site : cette étape peut être effectuée soit par des audits physiques sur les lieux de réalisation du projet, soit à distance par le biais de visioconférences. Les auditeurs rencontrent les porteurs de projet et vérifient que les activités prévues dans le cadre du projet sont effectivement réalisées conformément au plan de travail et aux normes établies.

Rapport d’audit : une fois toutes les informations collectées, les auditeurs rédigent un rapport détaillant leurs observations, conclusions et recommandations. Ce document est ensuite partagé avec le bénéficiaire du financement pour commentaires et éventuelles actions correctives, avant la rédaction du rapport final.

Pour s’assurer une remontée des dépenses conformes et sécuriser l’obtention de sa subvention, nous recommandons aux bénéficiaires des fonds européens de :

– Connaître et respecter les règles : Il est crucial de comprendre les exigences spécifiques du programme qui finance son projet et de s’assurer que toutes les activités sont menées en conformité avec ces règles.

– Maintenir une documentation complète et structurée : Tenir des registres précis de toutes les dépenses, des activités réalisées et des résultats obtenus, afin de pouvoir justifier l’utilisation des fonds et faciliter les audits.

– Mettre en place des contrôles internes solides : Établir des procédures de contrôle interne efficaces pour garantir que les dépenses sont conformes et suivies de manière appropriée.

– Collaborer avec les auditeurs : Faciliter le travail des auditeurs en fournissant toutes les informations et les documents nécessaires de manière transparente et en répondant aux questions soulevées pendant l’audit.

– Suivre les recommandations : En cas de constatations ou de recommandations émises lors de l’audit, prendre des mesures correctives appropriées pour remédier aux problèmes identifiés et améliorer les pratiques de gestion financière.

Quelques bonnes pratiques à garder en tête :

– Si des coûts de personnel sont facturés au projet, les auditeurs contrôleront la méthode de calcul du taux horaire, ainsi que sa conformité avec les exigences du programme de financement.

– Pour toute dépense effectuée, il est crucial de conserver des preuves (factures, tickets) afin de justifier ces dépenses auprès des auditeurs. Il  est important de documenter les risques potentiels liés au projet et les actions mises en place pour les prévenir tout au long de sa réalisation. Les auditeurs seront particulièrement attentifs à cette documentation.

– La désignation d’un responsable ou d’une équipe chargée d’assurer la conformité aux règles et exigences applicables tout au long du projet peut grandement faciliter vos demandes de paiement tout comme l’établissement de procédures claires pour la gestion, la documentation et le contrôle des dépenses et recettes liées au projet.

En suivant scrupuleusement les directives et les critères du programme de financement, en maintenant une documentation méticuleuse et en instaurant des mécanismes de contrôle internes efficaces, les bénéficiaires des fonds européens peuvent assurer la conformité, la transparence et une utilisation optimale des ressources attribuées. Ainsi, en adoptant une approche proactive et en adhérant aux normes de gestion financière, il est tout à fait possible de passer cette étape qu’est l’audit et de contribuer au succès global de son projet.