Une fois le financement obtenu, la réussite d’un projet européen repose avant tout sur une gestion rigoureuse, conforme aux attentes du financeur. La phase de mise en œuvre est décisive : elle conditionne non seulement la qualité des livrables, mais aussi la pérennité du financement et la réputation de l’organisation bénéficiaire.
Voici les bonnes pratiques et règles clés à respecter pour assurer une gestion efficace de votre projet cofinancé par l’Union européenne.
Dès le démarrage du projet, il est essentiel de mettre en place une gouvernance claire, avec :
Un responsable de projet identifié,
Des circuits de validation internes bien définis,
Des points réguliers entre les parties prenantes,
Un tableau de bord de suivi des tâches et livrables.
Cette organisation permet de fluidifier les prises de décision, de gérer les imprévus et de garantir une bonne circulation de l’information.
Le respect des délais est un critère d’évaluation important. Il est recommandé de :
Construire un planning détaillé (Gantt ou équivalent),
Identifier les dépendances entre tâches,
Prévoir des marges de sécurité,
Documenter chaque livrable dans les temps impartis.
En cas de retard, il est crucial d’anticiper et de prévenir l’autorité de gestion ou l’agence concernée.
Les projets européens sont soumis à des règles financières strictes. Il convient de :
Suivre les dépenses de manière analytique (par poste, activité, période),
Respecter les lignes budgétaires validées dans la convention,
Justifier chaque dépense avec les pièces exigées,
Éviter les réallocations sans autorisation préalable.
Un contrôle interne solide permet d’éviter les refus de remboursement et les corrections financières.
La traçabilité est un principe fondamental. Il est recommandé de conserver, tout au long du projet :
Les feuilles de temps signées,
Les devis, factures, bons de commande,
Les preuves de réalisation des activités (photos, listes de présence, rapports),
Les échanges avec les partenaires et financeurs.
Un dossier bien tenu facilite les audits et sécurise le versement des tranches de financement.
Les financeurs attendent une mesure régulière des résultats. Il est donc important de :
Mettre à jour les indicateurs prévus au dossier de candidature,
Vérifier leur atteinte à chaque étape clé,
Justifier les écarts éventuels de manière argumentée,
Intégrer ces éléments dans les rapports intermédiaires et finaux.
Un suivi qualitatif renforce la crédibilité du projet et valorise l’impact réel des actions menées.
Même dans la phase opérationnelle, les obligations de communication restent en vigueur :
Utilisation des logos officiels,
Mention du cofinancement UE sur les supports,
Diffusion régulière de l’avancement du projet,
Mise à jour du site ou de la page dédiée au projet.
Ces éléments doivent être intégrés dans la planification dès le lancement.
Un projet européen peut faire l’objet d’un audit technique ou financier, pendant ou après sa mise en œuvre. Pour y faire face sereinement, il est conseillé de :
Documenter chaque dépense et activité,
Conserver les preuves pendant la durée légale,
Nommer un référent “conformité” au sein de l’équipe projet,
Réaliser des auto-contrôles réguliers.
Une gestion conforme limite les risques de sanctions financières.
La gestion d’un projet européen ne s’improvise pas. Elle repose sur une anticipation continue, une organisation structurée et une rigueur administrative de tous les instants. Ces bonnes pratiques permettent d’assurer le bon déroulement du projet et de garantir la conformité vis-à-vis des financeurs.
Structurer une gouvernance claire dès le départ,
Maîtriser les délais, livrables et flux financiers,
Justifier rigoureusement chaque dépense,
Suivre les indicateurs et les obligations de communication,
Se préparer aux audits avec des dossiers complets.
Welcomeurope accompagne les bénéficiaires tout au long de la gestion de leurs projets européens, avec des outils, des formations et un appui opérationnel adaptés.
2018-12-26 00:00:00
9,2 milliards d’euros dédiés au tout premier programme pour une Europe numérique
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