La commande publique désigne l’ensemble des contrats passés par les organismes publics pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures et de services. Ces contrats sont régis par des règles spécifiques visant à garantir la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats, et la transparence des procédures. Les principaux types de contrats de la commande publique sont : les marchés publics, les délégations de service public, les partenariats public-privé, les accords-cadres.
Voici les principales erreurs à éviter lors de la commande publique :
Erreur n°1 : Manque de planification
Une personne publique doit planifier ses achats en définissant clairement les besoins, les objectifs et les délais. En l’absence de cette planification, les documents de consultation peuvent devenir imprécis, ce qui peut à son tour provoquer des litiges entre l’acheteur public et les prestataires. Ces litiges nécessitent souvent des clarifications ou des modifications ultérieures, entraînant des retards dans l’exécution des contrats.
Erreur n°2 : Non-respect des règles de la commande publique
Des règles strictes régissent la commande publique, et visent à assurer la transparence des procédures, l’égalité de traitement des candidats et la concurrence entre les candidats. Ces règles encadrent divers aspects, tels que le choix de la procédure, la rédaction du cahier des charges, la publicité de l’avis d’appel d’offres, l’analyse des offres et la notification du marché. Tout manquement à ces règles peut entraîner des recours contentieux de la part des candidats écartés, notamment en cas de suspicion de favoritisme, ainsi que des sanctions administratives ou pénales, et dans certains cas l’annulation du marché.
Erreur n°3 : Négligence dans la rédaction des documents
Les documents de consultation des entreprises (DCE) doivent être précis et exhaustifs. Les critères de sélection doivent être clairement définis. Une rédaction floue ou incomplète peut entraîner des interprétations erronées par les candidats, des offres inadaptées et, éventuellement, des contestations juridiques.
Erreur n°4 : Mauvaise évaluation des offres
L’acheteur public doit s’assurer que l’offre sélectionnée répond de manière pertinente au besoin. Une évaluation incorrecte des offres peut entraîner la sélection d’un prestataire inapproprié, compromettant la qualité du projet et générant des coûts supplémentaires. Il est donc essentiel de mettre en place et de suivre une grille d’évaluation objective. Les critères d’attribution doivent être appliqués de manière transparente et équitable.
Erreur n°5 : Difficultés de communication avec les acteurs concernés
La commande publique requiert une communication efficace avec les acteurs concernés, car cela permet de bâtir des relations de confiance et d’assurer une collaboration harmonieuse. Une communication de qualité aide à prévenir ou à résoudre les conflits, tout en recueillant les besoins, attentes et retours des usagers ou des bénéficiaires du service. Pour éviter des problèmes, cette communication doit être transparente et régulière.
Erreur n°6 : Une mauvaise gestion des documents et des données
La gestion des documents et des données comprend la collecte, le classement, le stockage, la recherche et le partage d’informations relatives au marché, telles que le cahier des charges, les offres, les contrats, les factures, les bons de commande, les procès-verbaux, etc. Cette tâche doit être effectuée conformément aux normes légales et réglementaires en vigueur, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les exigences d’archivage légal.
Erreur n°7 : Manque de suivi et de contrôle
Une fois le marché attribué, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme de suivi et de contrôle de l’exécution des prestations. Ce mécanisme implique une coordination entre les divers acteurs concernés (titulaire du marché, acheteur public, usagers ou bénéficiaires du service, partenaires institutionnels ou financiers, etc.), ainsi qu’une traçabilité et un archivage des informations relatives au marché. Cela permet de s’assurer que le titulaire du marché respecte ses obligations contractuelles, que le service rendu est conforme aux attentes et aux besoins définis par l’acheteur public, et que le budget ainsi que les délais sont respectés.
Erreur n° 8 : Sous-estimation des risques
Il faut réaliser une analyse des risques (financiers, techniques, juridiques, humains) dès la phase de préparation du marché. Cette anticipation, ainsi que la mise en place de mesures préventives ou correctives, permet d’éviter ou de réduire les risques. En effet, les risques peuvent affecter le respect du budget et des délais, la qualité du service rendu, la satisfaction des partenaires ou des usagers, etc.
Erreur n°9 : La non prise en compte des critères sociaux et environnementaux
La prise en compte de ces critères est de plus en plus exigée dans la commande publique. Ignorer ces aspects peut non seulement être contraire aux politiques publiques, mais aussi limiter l’innovation et la performance des projets.
Conclusion
Une planification, le respect des procédures, une rédaction précise des documents, une bonne évaluation des offres, de la communication, une gestion efficace des documents et des données, un suivi des prestations, une bonne évaluation des risques et la prise en compte des critères sociaux et environnementaux sont autant de clés pour réussir sa commande publique.
